Tietosuojaseloste

Suomen LEI-kilpailutus Oy:n asiakasrekisteriä koskeva tietosuojaseloste

(“Tietosuojaseloste”)

Päivitetty 24.5.2018

 

1. Yleistä

Tällä tietosuojaselosteella (“Tietosuojaseloste”) annetaan EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (jäljempänä “Tietosuoja-asetus”) sekä henkilötietolain edellyttämiä tietoja yhtäältä rekisteröidylle eli rekisterinpitäjän asiakkaalle tai henkilöstölle ja toisaalta valvovalle viranomaiselle.

 

2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Nimi: Suomen LEI-kilpailutus Oy (“Rekisterinpitäjä”)

Postiosoite: Simostået 47, 65800 Raippaluoto

Rekisterinpitäjän yhteyshenkilö: Toimitusjohtaja Viktor Östman

Puhelinnumero: +358 40 575 5480

Sähköpostiosoite: info@lei-tunnus.fi

 

3. Tietosuojavastaavan yhteystiedot

Yhtiön henkilötietojen käsittelyn luonne ja laajuus huomioon ottaen yhtiöltä ei yhtiön hallituksen tulkinnan mukaan edellytetä Yhtiön tietosuojavastaava on yhtiön lakiasioista vastaava osakas Santeri Jusslin. Sähköpostiosoite: info@lei-tunnus.fi

 

4. Rekisterin nimi

Rekisterin nimi on Suomen LEI-Kilpailutus Oy:n asiakasrekisteri (jäljempänä “Rekisteri”). Rekisterissä käsitellään Suomen LEI-Kilpailutus Oy:n asiakkaiden (“Rekisteröidyt”) tietoja, joihin sisältyy myös Tietosuoja-asetuksessa tarkoitettuja henkilötietoja. Rekisteröidyt ovat yhteisöjä sekä heitä edustavia yksityishenkilöitä.

 

5. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja käsittelyn oikeusperuste

 

Henkilötietojen käyttötarkoitukset

  • asiakaspalvelu sekä asiakassuhteen hoito ja kehittäminen, mukaan lukien asiakasviestintä;
  • palvelujen tuottaminen, kehittäminen ja laadunvarmistus;
  • palveluiden laskuttaminen;
  • lakiin perustuvien sekä viranomaisten määräysten ja ohjeiden mukaisten velvoitteiden hoitaminen; ja
  • palvelujen turvallisuuden varmistaminen ja väärinkäytösten selvittäminen.

 

Rekisterin piiriin kuuluva henkilötietojen käsittely ei sisällä profilointia. Profiloinnilla tarkoitetaan henkilötietojen automaattista käsittelyä, jossa näitä tietoja käyttämällä arvioidaan tiettyjä henkilökohtaisia ominaisuuksia.

 

Käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietoja käsitellään rekisterissä useilla eri oikeusperusteilla.

 

Yleisin peruste henkilötietojen käsittelylle on sopimussuhde rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välillä tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden suorittaminen henkilön pyynnöstä, esimerkiksi tarjouspyyntöön vastaaminen. Kun asiakas tekee LEI-tunnukseen liittyvän toimeksiannon Suomen LEI-kilpailutus Oy:lle, muodostaa tämä toimi sopimussuhteen osapuolten välille yleisten sopimusehtojen mukaisesti. Toteuttaakseen tämän toimeksiannon Rekisterinpitäjän on käsiteltävä tilauksen tehneen henkilötietoja.

 

Henkilötietojen käsittely voi lisäksi perustua rekisteröidyn antamaan suostumukseen, kuten lupaan sähköistä suoramarkkinointia varten. Rekisteröidyn antama suostumus on aina peruutettavissa vapaamuotoisesti ilmoittamalla siitä osoitteeseen info(a)lei-tunnus.fi.

 

Oikeutettuihin etuihin perustuen henkilötietoja voidaan käyttää esimerkiksi viranomaisten tekemiin tietopyyntöihin vastaamiseksi tai liiketoiminnan kehittämistä varten. Useimmiten rekisterinpitäjän oikeutettu etu perustuu rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn väliseen asiakas- tai vastaavaan suhteeseen.

 

Mistä lähteistä tietomme ovat peräisin?

Keräämme tietoja ensisijaisesti asiakkaalta itseltään, kun hän tekee tilauksen LEI-tunnuksen tilaamiseksi, muuttamiseksi tai siirtämiseksi. Tilatessaan palveluita LEI-tunnus.fi-sivuston verkkokaupasta, asiakas luovuttaa itse tietoja, joilla se yksilöi sen yhteisön, jonka puolesta hän toimii, luovuttaa palveluntarjoajalle yhteisön kaupparekisteri- tai yhdistysrekisteriotteen sekä maksutiedot, jotka välittyvät maksupalveluntarjoajan kautta palveluntarjoajalle.

 

Lisäksi eräitä palvelun tarjoamiseksi tarvittavia tietoja kerätään pääasiassa viranomaisten ylläpitämistä julkisista rekistereistä, joita ovat kaupparekisteri (www.ytj.fi ja www.prh.fi), sekä muista julkisista rekistereistä, kuten Globla Legal Entity Identifier Foundation (GLEIF) ylläpitämästä LEI-rekisteristä (https://www.gleif.org/en/lei/search).

 

 

6. Henkilötietoryhmät

 

HENKILÖTIETORYHMÄ RYHMÄN TIETOSISÄLTÖ
1. Perustiedot Yhteisön osalta:

Yhteisön nimi, Y-tunnus, LEI-tunnus,

yhteisön osoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite, kaupparekisteriote.

Yksityishenkilön osalta:

Rekisteröidyn nimi, oikeuskelpoisuus, sähköpostiosoite.

Yhteisö: yhteisön puolesta toimivien henkilöiden yksilöintitiedot sekä tieto yhteydestä yhteisöön.

2. Suostumukset Rekisteröidyn antamat, henkilötietojen käsittelyä koskevat suostumukset ja kiellot
3. Sopimus- ja palvelutiedot Rekisterinpitäjän ja rekisteröidyn välisten sopimusten tiedot sekä

Rekisteröidyn hankkimien tuotteiden ja palvelujen tiedot

4. Asiakastapahtumatiedot Asiakassuhteen hoitamiseen liittyvät tehtävät ja tapahtumat
5. Tallenteet ja viestien sisältö Erimuotoiset tallenteet ja viestit, joissa rekisteröity on osapuolena, esimerkiksi sähköpostit

7. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät

 

Kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa vain lainsäädännön sallimissa puitteissa. Lähtökohtaisesti henkilötietoja käytetään ja luovutetaan vain sopimuksen tarkoituksen täyttämiseksi rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneille, jotka noudattava yleisen tietosuoja-asetuksen sekä muun lainsäädännön vaatimuksia tehtävää hoitaessaan.

 

Lisäksi henkilötietoja voidaan luovuttaa lakisääteisissä tapauksissa viranomaisille, kuten Poliisille ja Suomen verohallinnolle.

 

8. Henkilötietojen siirtäminen

Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä. Tietoja ei pääsääntöisesti siirretään EU:n / ETA:n ulkopuolelle. Palvelun suorittamisesta johtuen osa annetuista tiedoista välitetään GLEIF:n ylläpitämään LEI-tunnusrekisteriin, jossa osa tiedoista on lainsäädännön edellyttämällä tavalla julkista. Tietojen siirtäminen tapahtuu LEI-tunnuksen tilaamisprosessissa, jonka avulla Palveluntarjoaja hakee tunnuksen asiakkaan puolesta.

 

9. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit

Henkilötietoja käsitellään sopimussuhteen voimassaolon ajan. Sopimussuhteen päätyttyä tiedot poistetaan tai anonymisoidaan kuitenkin viimeistään viiden (5) vuoden kuluttua Rekisterinpitäjän noudattamien poistoprosessien mukaisesti.

 

Rekisterinpitäjä voi käsitellä sopimussuhteen päätyttyä henkilötietoja suoramarkkinointitarkoituksiin soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

 

10. Henkilötietojen lähteet ja päivittäminen

Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Tietoja voidaan kerätä, kun rekisteröity käyttää rekisterinpitäjän palvelua, kuten verkkokauppaa tai tekee tilauksen käyttäen muuta välinettä.

 

Lisäksi henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää lain sallimissa puitteissa kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten Väestörekisterikeskuksesta, kaupparekisteristä ja muiden viranomaisten rekistereistä, sekä luottotietorekisterinpitäjiltä.

 

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista.

 

Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallinnollisen maksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa edellyttäen, että tiedot voidaan toimittaa tietoturvallisella tavalla.

 

Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan virheellisiä tietoja tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn.

 

Tietosuoja-asetuksen soveltamisen alettua rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen toiselle rekisterinpitäjälle. Suomen LEI-kilpailutus Oy pyrkii toteuttamaan siirtopyynnöt siinä määrin kuin niiden toteuttaminen on teknisesti mahdollista eikä aiheuta kohtuuttomia kustannuksia. Mikäli pyyntöä ei voida toteuttaa, Rekisterinpitäjä ilmoittaa tästä pyynnön esittäneelle rekisteröidylle.

 

Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle osoitteeseen info(a)lei-tunnus.fi.

 

Mikäli Rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle. Pyydämme Rekisteröityä kuitenkin ensiksi olemaan yhteydessä Rekisterinpitäjään, jotta voimme yrittää auttaa ja vastata mahdollisiin kysymyksiin.

 

12. Oikeus peruuttaa suostumus

Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on aina oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun suostumusperusteisen käsittelyn lainmukaisuuteen. Suostumuksen peruuttaminen voi kuitenkin vaikuttaa palvelun käytettävyyteen ja toiminnallisuuksiin.

 

13. Miten rekisterin suojaus on järjestetty

Rekisterinpitäjä on suojannut tiedot asianmukaisesti teknisesti ja organisatorisesti. Rekisterin suojauksessa käytetään mm. seuraavia keinoja:

  • laitteistojen ja tiedostojen suojaus ja salaus
  • käyttäjien tunnistus
  • käyttövaltuudet
  • käyttötapahtumien rekisteröinti
  • käsittelyn ohjeistus ja valvonta

Rekisterinpitäjä edellyttää myös mahdollisilta alihankkijoiltaan käsiteltävien henkilötietojen asianmukaista suojaamista.